Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas colombianas sobre protección de datos personales (habeas data). Su contenido desarrolla, como mínimo, lo exigido por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 para Productivity-Plus (https://productivityplus.softatumedida.com).

1. Identificación del responsable del tratamiento

Razón social	Soft a Tu Medida S.A.S. (nombre comercial: «Soft a Tu Medida»)
NIT	902.072.842-5
Domicilio	Carrera 19 # 33H-13, Cali, Valle del Cauca, Colombia
Correo de contacto y para habeas data	info@softatumedida.com
Teléfono	+57 315 464 2460
Sitio web del producto	https://productivityplus.softatumedida.com

En adelante, «Soft a Tu Medida», «la Compañía» o «el Responsable».

2. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, salud, origen racial, datos biométricos). Productivity-Plus no está diseñado para recolectar datos sensibles.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien trata los datos por cuenta del Responsable, siguiendo sus instrucciones.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).

3. Principios rectores

Todo tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Soft a Tu Medida solo trata datos para finalidades legítimas, informadas y autorizadas, adopta medidas de seguridad razonables y no divulga los datos salvo en los casos previstos por la ley.

4. Tratamiento y finalidades

4.1. Datos de contactos y clientes potenciales (sitio corporativo)

• Datos: nombre, correo electrónico, mensaje.
• Finalidades: atender solicitudes de contacto, enviar información comercial de Productivity-Plus y gestionar la relación precontractual.

4.2. Datos de la cuenta (usuarios registrados de la app)

• Datos: nombre, correo electrónico, contraseña cifrada, datos de la suscripción y del pago del plan.
• Finalidades: crear y administrar la cuenta; prestar el servicio de gestión de proyectos (tableros, Gantt, OKRs, sprints, reportes); gestionar el cobro de la suscripción a través de la pasarela de pagos; enviar comunicaciones transaccionales; soporte técnico; cumplimiento de obligaciones legales y contables.

4.3. Contenido de los tableros (roles Responsable / Encargado)

Cada persona que usa Productivity-Plus —el dueño de la cuenta o cualquier colaborador que invita a un proyecto— crea su propia cuenta y es Titular de sus datos de cuenta, frente a los cuales Soft a Tu Medida actúa como Responsable.

El contenido que un equipo ingresa dentro de sus tableros (tareas, comentarios, sprints, OKRs, respuestas de retros) puede incluir datos personales de terceros si el propio equipo decide escribirlos allí (por ejemplo, el nombre de un cliente mencionado en una tarea o en un reporte). Sobre esos datos, quien los ingresa es el Responsable (decide qué información registrar y con qué fin) y Soft a Tu Medida actúa como Encargado: los aloja y procesa —incluida la generación de reportes y respuestas de chat con IA a partir de ese contenido— únicamente para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones del equipo.

5. Derechos del Titular

Como Titular, tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, salvo deber legal o contractual de permanencia.
6. Acceder gratuitamente a tus datos personales objeto de tratamiento.

6. Autorización

El tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del Titular (Ley 1581 de 2012, artículo 9; Decreto 1377 de 2013, artículos 5 a 9). La autorización se obtiene por medios que permiten su posterior consulta: la casilla de aceptación al crear tu cuenta, o el envío de un formulario del sitio conociendo esta política. Soft a Tu Medida conserva prueba de la autorización otorgada.

Tratándose de menores de edad, el tratamiento solo procede en los términos del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y con autorización del representante legal. Productivity-Plus está dirigido a personas mayores de edad.

7. Procedimiento para ejercer tus derechos (consultas y reclamos)

Canal de atención: info@softatumedida.com · Teléfono: +57 315 464 2460 · Dirección: Carrera 19 # 33H-13, Cali, Valle del Cauca.

7.1. Consultas

Puedes consultar tus datos en cualquier momento. La consulta se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, te informaremos los motivos y la fecha de atención, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2. Reclamos

Puedes presentar un reclamo cuando consideres que tu información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o cuando adviertas un presunto incumplimiento. El reclamo debe indicar tu identificación, la descripción de los hechos, una dirección de contacto y los documentos que quieras hacer valer. Si está incompleto, te lo haremos saber dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin que completes la información, se entenderá desistido. Resolvemos el reclamo en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informándote previamente los motivos y la fecha de respuesta.

Solo puedes acudir a la SIC una vez hayas agotado la consulta o el reclamo directamente con nosotros (Ley 1581 de 2012, artículo 16).

8. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: control de acceso por roles, aislamiento de datos por cuenta y por proyecto (Row Level Security), cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y gestión de secretos fuera del código. Ningún sistema es completamente infalible; ante un incidente que afecte datos personales, actuaremos conforme a la ley y lo reportaremos a la SIC cuando corresponda.

9. Encargados y transferencia internacional de datos

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados y que pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia:

Proveedor	Servicio	Ubicación de los datos
Supabase / Amazon Web Services (AWS)	Base de datos, autenticación, almacenamiento	Estados Unidos
Vercel	Alojamiento y entrega de la aplicación web	Estados Unidos / red global
Anthropic	Generación de reportes y chat con IA a partir de tu tablero	Estados Unidos
MercadoPago	Procesamiento del pago de la suscripción	Colombia
Wompi (a través del Hub de Soft a Tu Medida)	Procesamiento del pago de la suscripción	Colombia
Resend	Envío de correos transaccionales	Estados Unidos

Estas operaciones constituyen transmisión internacional a Encargados que tratan los datos por cuenta del Responsable, amparada por: (i) contratos de tratamiento con cada proveedor que exigen confidencialidad, seguridad y respeto de los principios de la Ley 1581; y (ii) la autorización expresa del Titular al aceptar esta política, en los términos de la excepción del artículo 26, literal a), de la Ley 1581 de 2012. Al aceptar esta política, autorizas expresamente la transmisión y el almacenamiento de tus datos en dichos proveedores y jurisdicciones para las finalidades descritas.

10. Vigencia de la política y período de conservación

• Entrada en vigencia de esta política: 18 de julio de 2026.
• Período de conservación: tus datos se conservan mientras exista la relación contractual o la finalidad que justifica el tratamiento y, después, durante los plazos exigidos por obligaciones legales (contables, tributarias, comerciales). Cumplidos esos plazos, se suprimen o anonimizan.
• Cualquier cambio sustancial se comunicará por los canales habituales (sitio web, app o correo) antes de su entrada en vigor.

11. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Conforme al Decreto 090 de 2018, solo están obligadas a inscribir sus bases de datos ante la SIC las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT, y las entidades públicas. Soft a Tu Medida S.A.S. evaluará y cumplirá esta obligación si supera dicho umbral; en todo caso, cumple las demás obligaciones de la Ley 1581 de 2012 con independencia del registro.

12. Normas aplicables

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (habeas data) y artículo 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) — el artículo 13 fija el contenido mínimo de esta política.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — RNBD y transferencias internacionales.